success Story - HR DRIVEN IDENTITY MANAGEMENT
Integration von SAP SuccessFactors und unserer IAM-Lösung waave
Eine HR-Schnittstelle für automatisierte Identity Lifecycle Prozesse wie Joiner, Mover und Leaver für über 30'000 Mitarbeitende
Hintergrund
In der heutigen digitalen Welt sind effiziente und automatisierte Lösungen für das Identitätsmanagement unverzichtbar. Das Zusammenspiel von HR-Systemen wie SAP SuccessFactors und Identity and Access Management (IAM)-Lösungen wie waave bietet Unternehmen die Möglichkeit, Identity Lifecycle Prozesse wie Joiner, Mover und Leaver nahtlos zu verwalten. Ein international agierendes Unternehmen mit über 30‘000 Mitarbeitenden hat sich das Ziel gesetzt, diese Integration durch eine Schnittstelle zu realisieren und dabei wurde eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und unserem Team zum Schlüssel des Erfolgs.
Projektbeginn: Konzeption der Schnittstelle
Die erste Phase des Projekts bestand in der Konzeption einer Schnittstelle, die die Daten aus SAP SuccessFactors analysiert und automatisierte Prozesse in waave auslöst. Dabei stand die enge Zusammenarbeit mit dem Kunden im Mittelpunkt. Das Ziel war es, eine Lösung zu entwickeln, die den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entspricht und gleichzeitig performant, stabil und zuverlässig ist, um die Verwaltung von über 30’000 Identitäten global sicherzustellen.
Die Schnittstelle sollte folgende Kernfunktionen erfüllen:
Analyse der Datenänderungen in SAP SuccessFactors.
Automatische Erstellung und Abwicklung von Identity Lifecycle Prozessen Joiner, Mover, Leaver und Rejoiner in waave.
Reduzierung des manuellen Administrationsaufwand für die Verwaltung der Identitäten
Erhöhung der Datenqualität
Erhöhung der Sicherheit, beispielsweise durch automatisierte Leaver Prozesse
Unser Team arbeitete eng mit den Verantwortlichen des Kunden zusammen um die Anforderungen detailliert zu erfassen und die Architektur der Schnittstelle präzise zu planen. Regelmässige Workshops und Abstimmungen stellten sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand waren und die Lösung auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt wurde.
Realisierung und intensives Testing
Nach der Konzeption begann die technische Umsetzung der Schnittstelle. Unser Team entwickelte die Lösung mit modernsten Technologien und unter Berücksichtigung der höchsten Standards für Datenqualität und Sicherheit.
Die Realisierung umfasste:
Programmierung der Schnittstelle zur bidirektionalen Kommunikation zwischen SAP SuccessFactors und waave.
Implementierung von Algorithmen zur Analyse von Datenänderungen und zur Auslösung der entsprechenden Identity Lifecycle Prozesse.
Integration von Sicherheitsmechanismen, um den Schutz dieser sensiblen Daten zu gewährleisten.
Ein weiterer wichtiger Schritt war das intensive Testing der Lösung. In enger Kooperation mit dem Kunden wurden umfangreiche Tests durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Schnittstelle zuverlässig funktioniert und alle Anforderungen erfüllt. Szenarien wie der Eintritt neuer Mitarbeitender (Joiner), Rollenwechsel innerhalb des Unternehmens (Mover) und das Ausscheiden von Mitarbeitenden (Leaver) wurden umfassend geprüft.
Durch das gemeinsame Testing konnten potenzielle Probleme frühzeitig identifiziert und behoben werden. Diese Phase bildete die Grundlage für eine reibungslose Einführung der Schnittstelle.
Schrittweises Go-Live: Ein globaler Ansatz
Der Go-Live der neuen Schnittstelle erfolgte schrittweise, um Risiken zu minimieren und eine kontrollierte Einführung zu gewährleisten. In einer Pilotphase wurden einige wenige Länder angebunden, um die Schnittstelle in der Produktionsumgebung zu testen. Nach und nach wurden weitere Länder angebunden, bis schliesslich über 100 Länder erfolgreich integriert waren.
Da bisher keine Verbindung zwischen den Daten in SAP SuccessFactors und waave bwz. Active Directory bestand, waren Dateninkonsistenzen vorhanden. Aus diesem Grund wurde im Rahmen der Anbindung jedes einzelnen Landes eine Datenbereinigung durchgeführt. Ziel war es, eine Konsistenz der Daten in SAP SuccessFactors und waave bzw. Active Directory herzustellen.
Dieser schrittweise Ansatz bot mehrere Vorteile:
Ermöglichung eines fokussierten Rollouts mit gezielter Problemlösung.
Sicherstellung, dass die Lösung in unterschiedlichen organisatorischen Kontexten funktioniert.
Kurzzeitige, intensive und enge Zusammenarbeit zwischen dem HR-Team aus dem entsprechenden Land und dem IAM-Team
Aufbau von Vertrauen beim Kunden durch sukzessive Erfolgserlebnisse.
Das Projektteam arbeitete eng mit den lokalen HR-Teams zusammen, um sicherzustellen, dass die Datenbereinigungen erfolgreich durchgeführt wurden, die Einführung reibungslos verlief und die Schnittstelle optimal genutzt werden konnte.
Ergebnisse und Ausblick
Die erfolgreiche Implementierung der Schnittstelle zwischen SAP SuccessFactors und waave hat dem Unternehmen zahlreiche Vorteile gebracht:
Nahtlose Integration des HR-System SAP SuccessFactors und der IAM-Lösung waave.
Signifikante Reduzierung manueller Eingriffe und damit verbundenen Fehlerquellen.
Automatisierung der Identity Lifecycle Prozesse, was zu einer deutlichen Effizienzsteigerung führte.
Sehr hohe Datenqualität.
Erhöhung der IT-Sicherheit.
Die Lösung hat nicht nur die Prozesse des Unternehmens optimiert, sondern auch gezeigt, wie wichtig die Zusammenarbeit zwischen Kunden und Dienstleistern ist, um innovative und automatisierte Lösungen zu schaffen.
Wiederverwendbarkeit der Schnittstelle
Ein weiterer bemerkenswerter Aspekt der entwickelten Schnittstelle ist ihre generische Gestaltung. Razoon hat die Lösung so konzipiert, dass sie mit minimalem Konfigurationsaufwand auch bei anderen Unternehmen eingesetzt werden kann.
Unternehmen, die SAP SuccessFactors nutzen, können von sämtlichen Vorteilen dieser Schnittstelle profitieren. Die Integration der Schnittstelle mit waave bietet den Unternehmen einen enormen Mehrwert.
Fazit
Die erfolgreiche Integration von SAP SuccessFactors und waave war ein Meilenstein, der die Effizienz und Sicherheit der Identity Lifecycle Prozesse des Unternehmens massgeblich verbessert hat. Das Projekt betonte die Bedeutung der engen Zusammenarbeit und des schrittweisen Vorgehens bei der Einführung komplexer Lösungen.
Mit dieser Schnittstelle hat das Unternehmen eine Grundlage geschaffen, die nicht nur den aktuellen Anforderungen gerecht wird, sondern auch flexibel für zukünftige Erweiterungen ist. Dieses Projekt veranschaulicht eindrucksvoll, wie Technologie und Teamarbeit zusammenwirken können, um hervorragende Ergebnisse zu erzielen.
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