Zentralisieren Sie die Verwaltung Ihrer Exchange Shared Mailboxen
Von Simone Bösch am 07. Juni 2022
Neben persönlichen Mailboxen gibt es die Shared Mailbox. Sie umfasst wie die persönliche Mailbox einen Posteingang, einen Kalender und die Kontaktliste. Wie es der Name bereits vermuten lässt, handelt es sich dabei um eine geteilte Mailbox. Das heisst, mehrere Personen können auf diese Mailbox zugreifen und damit arbeiten, weshalb sie beispielsweise als Teammailbox genutzt wird. Was die einzelnen Mitarbeiter in dieser Shared Mailbox machen können, hängt von ihren Zugriffsrechten ab.
Es gibt folgende drei Zugriffsrechte:
- Send as: Der Mitarbeiter kann im Namen der Shared Mailbox Nachrichten versenden. Versendet Laura Inauen eine Nachricht aus der Shared Mailbox «Info Denzoon», so steht als Absender nicht «Laura Inauen», sondern «Info Denzoon».
- Send on Behalf: Ein Mitarbeiter mit diesem Recht kann ebenfalls E-Mail-Nachrichten aus der Shared Mailbox versenden. In diesem Fall würde aber «Laura Inauen im Auftrag von Info Denzoon» als Absender stehen.
- Full Access: Das Full-Access-Recht erlaubt es einem Mitarbeiter, alles zu machen, bis auf das Versenden von E-Mails. Das heisst, ein Mitarbeiter kann auf die Mailbox zugreifen, Kalenderelemente erstellen, E-Mail-Nachrichten lesen, ändern und löschen. Weiter kann er Aufgaben und Kontakte erstellen, ändern und löschen. Soll dieser Mitarbeiter auch Nachrichten versenden können, so benötigt er eine der beiden Send-Rechte.
Herausforderungen bei der Shared-Mailbox-Verwaltung
Eine Shared Mailbox wird in der Regel als Teammailbox genutzt, kann aber beispielsweise auch für befristete Projekte genutzt werden. So können alle Projektmitarbeiter auf die Mails zugreifen und finden alle Informationen an einem Ort. Richtig verwaltet, können Shared Mailboxen eine grosse Hilfe im Geschäftsalltag sein. Leider werden die Mailboxen aber oft dezentral verwaltet, was verschiedene Risiken birgt:
- Vergessene Shared Mailboxen
Eine neue Shared Mailbox ist schnell erstellt und fast genauso schnell wieder vergessen. Shared Mailboxen werden immer wieder für befristete Projekte genutzt. Ist das Projekt zu Ende, wird der Projektabschluss gefeiert – und die Mailbox vergessen. Dies generiert unnötige Lizenzkosten. - Besitzerlose Shared Mailboxen
Auch wenn jeweils ein ganzes Team mit der Shared Mailbox arbeitet, so ist dennoch immer nur ein Mitarbeiter als Besitzer (Owner) und einer als Stellvertreter (Secondary) hinterlegt. Verlassen Besitzer und Stellvertreter das Unternehmen, ohne ihre Nachfolger sicherzustellen, bleibt eine besitzerlose Shared Mailbox zurück. In diesem Fall ist niemand mehr für die Mailbox zuständig. Gibt es Fragen zu dieser Mailbox, ist also nicht klar, an wen sich Mitarbeiter wenden müssen. Dazu ist es sehr wahrscheinlich, dass solche Mailboxen ebenfalls als vergessene Mailboxen enden, da niemand mehr zuständig ist. Es gibt also unnötigen Mehraufwand und -kosten. - Fehlende Übersicht und falsche Zugriffsrechte
Bei der dezentralen Verwaltung der Zugriffsrechte, fehlt in der Regel die Übersicht über die vergebenen Zugriffsrechte, das kann dazu führen, dass die Zugriffsrechte nicht aktuell sind. So erhalten Mitarbeiter die Zugriffsrechte auf die Shared Mailbox, sobald sie diese benötigen, wenn sie beispielsweise in einem Team starten. Wechseln diese Mitarbeiter die Abteilung oder gehören nicht mehr zum Projektteam, wird oft vergessen, diese Rechte wieder zu entziehen. Die Mitarbeiter können also weiterhin auf Daten zugreifen, die nicht länger für sie bestimmt sind. In manchen Fällen müssen Zugriffsrechte schnell entzogen werden, wenn zum Beispiel ein Account gehackt wurde. Fehlt die Übersicht und es ist unklar, welche Zugriffsrechte dieser Account hat, so können die Zugriffsrechte nicht schnell entzogen werden.
Sie sehen, die Verwaltung der Zugriffsrechte birgt einige Herausforderungen. Wir kennen diese Herausforderungen und unterstützen Unternehmen dabei, diese erfolgreich zu meistern. Deshalb haben wir unser neues Shared Mailbox Modul zur zentralen und vereinfachten Verwaltung von Shared Mailboxen entwickelt.
Zentrale und vereinfachte Shared Mailbox-Verwaltung mit waave
Mit unserem neuen Shared Mailbox Modul zentralisieren und vereinfachen Sie die Verwaltung der Shared Mailboxen sowie der benötigten Zugriffsrechte. Sie können die Shared Mailboxen direkt in waave erstellen, bearbeiten und wieder löschen. Darüber hinaus bietet Ihnen waave eine einfache und schlanke Übersicht aller Shared Mailboxen. So gehen also in Zukunft keine Shared Mailboxen mehr vergessen und dank der Möglichkeit, die Zugriffsrechte direkt in waave zu verwalten, erhält jeder Mitarbeiter wirklich nur die Rechte, die er braucht.
Möchten auch Sie in Zukunft von den Vorteilen der Shared Mailboxen profitieren und sich nicht mehr mit den Herausforderungen der dezentralen Shared-Mailbox-Verwaltung herumschlagen? Dann kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung.